您的位置 品牌邮箱网 > 资讯合集 > 邮箱整洁之道,整洁就是高效,整洁就是安全

邮箱整洁之道,整洁就是高效,整洁就是安全

最近,一位同事跟我分享设置邮箱收信规则后的感受,觉得很不错。我之前在开发团队内部也分享过这种高效自我管理的方式,大家反映效果很好。不过后来线上会议的时候,还是会发现有屏幕分享者任务栏里邮箱图标显示一堆未读邮件提醒,甚至有的多达数千封。所以我把自己的使用心得在这里分享一下,应该能帮到更多人。


拿我自己的邮箱来举例,一般我常用的主要有两个,一个是QQ邮箱,一个是工作邮箱。我都为它们设置了收信规则。


设置收信规则的一个原则就是: 根据信息的性质分门别类归置,我大体会分为四类:敏感信息、重要信息、通知类信息、垃圾信息。


敏感信息。工作邮箱里比如工资、重要决策等,如果文件夹能单独加密最好,并且像工资信息可以设置自动已读,因为有未读消息会让它突出。


重要信息。这类信息我们可能需要存档并长期保存,比如团队的考勤信息、接收的一些重要文件、关键业务的沟通等。


通知类信息。这类信息占了日常邮件的大部分,对我来说,占邮件数量的95%以上。这类信息的特点就是时效性短,需要及时确认具体信息,可以定期批量清理(比如一周或者一个月清空一次)。以我自己的收件规则为例,工作中的通知类信息包括(按数量占比由多到少排序):

  • Jira通知,主要是Jira issue的状态/信息变更。

  • Gitlab通知,一般包括Merge Request状态变化、Gitlab CI 状态变化。

  • 会议通知

  • Teams(微软的即时通信软件)通知,主要包括未读消息提醒(甚至可以预览撤回的消息)、Channel或者Team管理相关(加入team申请)等。

  • Office365通知,包括访问文件请求、分享文件提示等。


垃圾信息。这时候收件箱的邮件数量会骤减,可以比较方便的分辨垃圾邮件或钓鱼邮件。一般可能有的类型一是广告邮件(程序员注册的各种各样的工具或网站),或者是其他公司内的邮件(需要视情况完善规则),再就是钓鱼邮件,这种邮件一般会伪造内容和地址,由于我们已经通过发件人这个规则自动归置了大部分邮件,所以钓鱼邮件在收件箱里就会变得很容易分辨。


所以,我们可以通过设置收件规则,应用这种信息分类方式,来提高处理邮件的效率,并且让钓鱼邮件失去鱼目混珠的土壤,可以轻松地辨识。



热门文章

发表评论

条评论

cache
Processed in 0.184781 Second.